Är det bortkastad tid att medverka som utställare?
Förberedelser verkar ha hamnat i skymundan. Det är dags att plocka fram de igen.
I och med pandemin stannade världen upp ett tag, men nu är äntligen IRL möten på väg tillbaka. Nedan artikel skrev jag för cirka 7 år sedan när jag jobbade på ett konsultbolag och den publicerades i tidningen IT-Branschen. De här råden är högst aktuella även idag!
Jag möter alltför ofta företag som lagt alla typer av planering och förberedelser på hyllan när det gäller företagets medverkan på mässor, och konferenser där utställning är en del av upplägget. Och då ställer jag mig frågan hur det kan vara värt den investering man gör i form av utställaravgift, sponsorskap eller oavsett begrepp som används för själva deltagaravgiften? Och personalkostnad? Om jag betalar en deltagaravgift, investerar i en marknadsinsats, vill jag då inte dra mesta möjliga nytta utav detta? Oavsett vilken bransch man tillhör är det lätt att följa några enkla steg.
Steg 1 – Syfte och mål
Definiera syfte och mål med ert deltagande. Avsätt en budget för aktiviteten. Bekräfta ert deltagande till arrangören.
Vet ni att många företag gör precis tvärtom? Först bekräftar de medverkan; sen har det ett datum i kalendern då representation måste finnas på plats i utställningsytan. Risken är stor att man tom bekräftat sin medverkan i en aktivitet som inte alls gynnar företagets övergripande mål.
Steg 2 – Planera
Planera. Titta på de kvantitativa och kvalitativa målen. Vad behöver ni åstadkomma för att nå dessa mål? Vilka aktiviteter behöver ni genomföra innan dagen X för att optimera er investering? Vilka externa respektive interna marknadsföringsinsatser krävs? Hur ser målgruppen ut som besöker mässan/konferensen? Vilka budskap är mest lämpliga för den målgruppen?
Gör en tidplan för samtliga aktiviteter som ska ske före själva utställningen, under utställningen och uppföljningen. Utse ansvariga för alla aktiviteter. Säkerställ tidig intern förankring. Ju mer kollegorna är insatta och engagerade, desto större möjlighet att nå uppsatta mål. Och definiera vilka av era kollegor som behöver engageras i förberedelserna, i själva genomförandet och i uppföljningen. Planeringsfasen inrymmer flest aktiviteter, och listan på vad som bör planeras kan göras lång.
Vet ni att många företag brister i planeringsdelen? Ofta tycker man att det räcker att man har en närvaro på plats under själva utställningen, och missar betydelsen av allt mervärde man kan få genom en ordentligt planerad förberedelsefas som mynnar ut i en framgångsrik medverkan.
Steg 3 – Uppföljning
Uppföljningen planeras före genomförd utställning. Vad ska följas upp, hur ska det göras, vem är ansvarig och när ska det ske? Ta fram uppföljningsformulär, tackmejl, och övrigt som krävs samt avsätt tid i kalendern för samtliga berörda.
Vet ni att många företag ”kommer ihåg” uppföljningen när de är på plats under genomförandet? Det är då man börjar tycka att det är besvärligt att ta hand om visitkorten från potentiella kunder, och när ska man ha tid att kontakta de, och vad ska vi erbjuda då, etc. är frågor som ofta dyker upp. Uppföljningsarbetet kan ofta upplevas som en börda.
Steg 4 – Utvärdering
Utvärdering. Analysera resultatet efter genomförd aktivitet med utgångspunkt från uppföljningen. Har ni nått syfte och mål, vad blev ROI i förhållande till målsättning?
Blev ni uppmärksammade i media? Har intresserade i branschen kontaktat er för att de vill börja jobba hos er? Har målgruppen fått en mer positiv bild av er? Har ert varumärke stärkts? Har ni fått fler kunder?
Vet ni att utvärderingar av genomförda aktiviteter är det som företag lägger allra minst tid på i ett marknadsprojekt? Man utvärderar oftast genom en åsikt, en uppfattning: det här kändes som en bra mässa att delta i, eller kanske, detta var verkligen ingen bra mässa. Det resultat man kommunicerar är baserat på känslor snarare än faktiska förhållanden.
Steg 5 – Justera
Justera marknadsplanen. Nästa gång ni planerar en liknande aktivitet har ni ett bra underlag att fatta era beslut på.
Hur gör ni?
Många tycker kanske att de här råden verkligen är alltför basala. Men jag har, både som anställd och konsult, upplevt motsatsen så många gånger och dessutom får jag ofta igenkännande nickningar när jag beskriver ett vanligt scenario så som beskrivet i denna artikel. Investering i förberedelser ger resultat!